La transformation de Cardin Julien en entreprise responsabilisée (deuxième partie): le fonctionnement cellulaire

Comme nous l’avons expliqué dans un article précédent, Cardin Julien a fait à un grand virage en 2019 en se transformant en entreprise responsabilisée.

Qu’est-ce qu’une entreprise responsabilisée?

Un modèle de gestion où la hiérarchie horizontalisée permet à tous.te.s de s’impliquer à même l’entreprise, peu importe leurs rôles, années d’expérience, etc. En laissant à l’équipe l’espace pour participer et s’exprimer, la structure de l’entreprise redonne aux employé.e.s l’autonomie et la responsabilité de travailler pour et dans l’entreprise.

Ainsi, une grande partie du processus de responsabilisation passe par la division des pouvoirs décisionnels dans des groupes de travail appelés cellules. Ces cellules interagissent et collaborent entre elles pour participer à créer plus de valeurs dans l’entreprise de la manière la plus efficace possible.

Qu’est-ce que le fonctionnement cellulaire?

Les cellules mises en place chez Cardin Julien ont différentes raisons d’être (nous le verrons plus loin). Concrètement, un groupe d’employé.e.s s’investit volontairement selon leurs intérêts dans les cellules de leur choix et deviennent co-responsables d’accomplir la raison d’être de la cellule. Les membres de la cellule sont communément responsables des actions entreprises et des résultats obtenus, en plus d’être indépendants dans leurs opérations. Cette distribution décentralisée de l’autorité donne à chaque membre de l’équipe une autonomie reconnue pour agir, résoudre des problèmes et prendre des décisions. L’objectif est de permettre l’utilisation du plein potentiel de chacun.e en fonction de leurs forces pour participer au changement.

« Investir tout le monde dans l’équipe de façon égale pour que chacun.e sente qu’il s’agit de SON projet. La charge d’un projet ne repose plus uniquement sur les épaules d’une seule personne responsable. Pour les plus jeunes, c’est très intéressant parce qu’ils et elles se trouvent investi.e.s dans les projets dès le début de leur carrière  » – Jeanne Cayer-Desrosiers, architecte sénior

La communication constante entre les cellules est primordiale. Elles travaillent conjointement sur des enjeux, problématiques et projets et partagent régulièrement leurs actions et objectifs à l’ensemble de l’équipe. De cette manière, l’information est partagée pour permettre à tous et toutes de comprendre les différents aspects liés à l’entreprise.

L’évolution du travail en cellule

Le fonctionnement cellulaire, en plus des avantages nommés ci-haut, engage chaque employé.e dans un processus d’amélioration continue qui progresse avec le temps. Par nature, le travail en cellules n’est pas immuable ou fixe; il bouge et se déplace avec le temps et les besoins. Ce fonctionnement permet aussi une agilité renouvellée pour faire face aux changements externes à l’entreprise (marché, économie, marché de l’emploi, changements technologiques, etc.). Chaque entreprise investie dans un processus de responsabilisation possède un niveau de maturité différent.

Étape 1 : Le gestionnaire assume seul tous les pouvoirs.

Étape 2 : Le gestionnaire implique son équipe dans la prise de décision.

Étape 3 : Le gestionnaire partage les pouvoirs et responsabilités avec son équipe.

Étape 4 : Le gestionnaire est un employé comme les autres dans l’équipe, il n’approuve plus et ne contrôle plus le travail.

Étape 5 : Le gestionnaire est un coach, un support à l’équipe, celles-ci sont autonomes et polyvalentes.

À noter que l’implantation d’une entreprise responsabilisée prend un minimum de 5 ans pour arriver à un niveau de maturité intéressant. Cardin Julien entame sa quatrième année avec ce modèle de gestion.

À quoi ressemble le fonctionnement cellulaire chez Cardin Julien ?

Il existe deux grands types de cellules dans notre firme :

Cellules projet : ce sont toutes les cellules associées à un projet du bureau. Elles ont pour but de développer et livrer les projets architecturaux de la firme conformément au mandat. L’ensemble des membres de la cellule travaille sur le projet du début à la fin du mandat et selon les besoins en ressources humaines et les spécialités requises.

Cellules hors-projet :
L’originalité de l’entreprise responsabilisée repose sur la mise en place de cellule hors-projet. Les mandats de ces cellules touchent à plusieurs dimensions de l’entreprise pour l’améliorer en continu. Elles sont composées de divers membres de l’équipe et leur composition évolue avec le temps. Travailler ainsi collectivement sur l’entreprise pour la mettre à l’image de celles et ceux qui la composent permet de faire émerger de nouvelles idées, d’innover en prenant en compte différents points de vue. Concrètement, les employé.es, sur leurs heures de travail, s’impliquent dans une ou plusieurs cellules qui forgent la culture d’entreprise.

Quelles sont nos cellules actuelles?

Les cellules hors-projet actives en février 2023 sont :

• Gouvernance : cette cellule est composée des associé.es de la firme. Elle voit au développement de la vision de l’entreprise du point vue de la pratique architecturale, de l’humain et des aspects financiers et matériels.
• Offre de services : cette cellule est responsable de faire la veille des appels d’offres publics et privés et de répondre à l’appel.
• Assignation : cette cellule est responsable de la répartition du travail.
• Qualité : cette cellule vise l’amélioration en continu et le partage des protocoles. Elle assure le regard par les pairs sur les projets afin de produire la meilleure qualité possible.
• Estimation : une sous-cellule de la cellule qualité. Son objectif principal est de mettre en place les protocoles pour préparer les estimations en développant les méthodes appropriées.
• TI : cette cellule veille au développement informatique sécuritaire et technologique du bureau.
• Revit : cette cellule œuvre au développement du programme Revit, un outil de travail collaboratif et centralisé.
• Administration : la raison d’être de cette cellule est d’organiser et simplifier les tâches administratives de l’entreprise.
• Ressources humaines : la cellule est responsable du recrutement, de l’accueil des nouveaux employés, de la rétention et des évaluations.
• Communication-marketing : cette cellule vise la mise en place d’un plan de communication et marketing ainsi que son application.
• Développement durable : cette cellule définit la vision et les cibles pour le développement durable chez Cardin Julien tant pour l’architecture durable, l’engagement social et la gouvernance responsable.
• Engagement : la cellule organise des activités d’engagement et des projets à vocation sociale et environnementale. En voici un exemple.
• Vie sociale : cette cellule est responsable des activités sociales organisées qui contribuent à la complicité de l’équipe.

La composition des cellules

Chez Cardin Julien, la composition des cellules est volontaire et se base sur l’intérêt et les forces de chacun.e. Chaque cellule comporte un nombre variable de collaborateur.ices et une sentinelle. Dans chaque cellule, cette personne responsable nommée sentinelle veille à ce que l’équipe soit alignée avec sa raison d’être et que la cellule atteigne ses objectifs. Son rôle est défini par consensus du groupe. Il n’est ni fixe, ni permanent, et peut même être rotatif. Comme responsabilités, la sentinelle peut notamment animer les rencontres de cellule, rédiger le compte-rendu des réunions et organiser les rencontres avec la gouvernance lorsque nécessaire.

Les avantages de travailler en cellule

« La motivation est toujours plus grande quand on sent qu’on est impliqué.e.s, qu’on laisse une marque. Chez Cardin Julien, on est appelé.e.s à participer et non à simplement exécuter. Nos bâtiments ne sont pas qu’un contrat à terminer, un chèque à recevoir. Quand on a un projet à livrer, nous ferons tout en notre possible pour le réaliser en équipe. » – Étienne Robert, technologue et designer sénior

• Chaque employé.e est responsabilisé.e et autonome dans ses tâches, il ou elle bénéficie d’une plus grande liberté d’action et peut faire un changement concret dans l’entreprise.
• L’esprit d’équipe est augmenté.
• Tous les collègues ont une chance de se connaître et de collaborer ensemble. Par exemple, technologue et responsable du marketing travaillent ensemble dans la cellule vie sociale, même s’ils ne collaborent habituellement pas ensemble de par leurs spécialités distinctes.
• L’information est centralisée, connue de tous.tes. Chacun.e peut donner son opinion.
• La hiérarchie est aplanie. Les cellules forment un réseau dynamique qui se répondent entre elles et non plus indépendamment et à la gouvernance uniquement.
• Comme les cellules sont autonomes, l’entreprise bénéficie d’un niveau d’agilité plus grand face aux imprévus et aux changements. Elle est flexible.
• L’ensemble de l’équipe en apprend sur le fonctionnement et les défis d’une entreprise.

Encore une fois, merci à Coboom pour son accompagnement dans ce processus unique dans lequel nous nous investissons chaque jour.